El iCal (o iCalendar) es un formato de archivo estándar (con extensión .ics) que permite guardar y compartir datos de calendarios, como citas, reuniones y tareas, entre diferentes programas como Google Calendar, Apple Calendar, Outlook, aunque para nuestro caso nos vamos a centrar en Airbnb y los PMS.
El iCal se compone de 2 partes, un enlace de entrada y un enlace de salida, de manera que se puede exportar información (enlace de salida) así como importarla (enlace de entrada), esto te permitirá sincronizar todos tus calendarios.
Airbnb te proporciona enlaces de salida para cada propiedad que crees en la plataforma y tiene un campo asignado para que puedas colocar un enlace de entrada, de manera que puedas tener sincronizados tus calendarios de, digamos, Airbnb y tu web.
Muchos PMS como Smoobu (puedes leer aquí las opiniones de Smoobu), Holidu (opiniones de Holidu), Lodgify, etc., ofrecen espacios de iCal para que puedas centralizar en el PMS los calendarios y estos actualicen los calendarios a todas las plataformas donde publicas tus propiedades.
Aquí tienes el enlace de Airbnb para sincronizar tus calendarios.
Penalizaciones por cancelar reservas confirmadas:
Tanto Airbnb como Booking aplican penalizaciones a los anfitriones que cancelan reservas, puedes consultar las excepciones a las penalizaciones por cancelar reservas de Booking aquí,
1. Penalizaciones en Airbnb
Airbnb aplica su Política de cancelación del anfitrión de forma automática cuando cancelas una reserva confirmada:
- Sanción económica: Se descuenta de tus cobros futuros un porcentaje del total de la reserva según la antelación:
- Más de 30 días antes: 10% del importe.
- Entre 30 días y 48 horas antes: 25% del importe.
- Menos de 48 horas antes: 50% del importe.
- (El mínimo cobrado en cualquier caso es de unos 50 USD/EUR).
- Para las reservas de 28 días o más, las tarifas de cancelación anteriores se calcularán como un porcentaje de la parte de la reserva que ya no sea reembolsable en el momento de la cancelación (hasta un periodo de 30 días posterior a la fecha de cancelación), en lugar de basarse en el importe total de la reserva.
- Bloqueo del calendario: Las fechas canceladas quedarán bloqueadas de forma permanente y no podrás alquilarlas a ningún otro huésped en Airbnb.
- Pérdida de estatus (Superhost): Un porcentaje de cancelación superior al 1% te hará perder inmediatamente el estatus de Superhost.
- Comentario en tu perfil: En la sección de evaluaciones de tu anuncio aparecerá una nota automática visible para todos indicando que cancelaste una reserva.
- Suspensión: Si sumas 3 o más cancelaciones en un periodo de 12 meses, Airbnb puede suspender o desactivar tu anuncio.
2. Penalizaciones en Booking.com
En Booking.com los anfitriones no tienen permitido cancelar reservas directamente desde la plataforma por un fallo de calendario. Si recibes dos reservas para las mismas fechas, eres responsable de la reubicación:
- Coste de relocalización (Relocation fee): Estás obligado a encontrar un alojamiento alternativo para el huésped de categoría igual o superior. Si el nuevo alojamiento es más caro, debes pagar la diferencia de precio de tu bolsillo.
- Gastos de transporte: Debes asumir cualquier gasto extra de transporte en el que incurra el huésped si el nuevo alojamiento está más lejos.
- Comisión de Booking: Deberás pagar a Booking.com la comisión original de la reserva cancelada aunque no hayas hospedado al cliente.
- Impacto en el posicionamiento: Booking penaliza drásticamente el algoritmo de los alojamientos con registros de overbooking, relegando tu propiedad a las últimas páginas de búsqueda o retirándote del programa de Compañeros Preferentes (Preferred Partner).
¿Cómo actuar ante una doble reserva?
- Elige qué reserva cancelar: Cancela la reserva que haya entrado más tarde o la que genere menor penalización.
- Contacta antes al cliente: Explícale el fallo técnico de inmediato de forma cercana.
- No pidas al huésped que cancele: Intentar forzar al cliente a cancelar una reserva en Airbnb/Booking para evitar la sanción suele acarrear penalizaciones aún peores si el huésped te reporta con Soporte.
- Instala un Channel Manager: Si gestionas los calendarios únicamente mediante sincronización de enlaces iCal (el feed gratuito que ofrecen las webs), existe un desfase de sincronización de entre 1 y 3 horas. En ese intervalo pueden entrar dos reservas simultáneas. Un Channel Manager profesional (como Hostaway, AvaiBook, Smoobu o Guesty) utiliza conexiones API en tiempo real que previenen el 100% de las dobles reservas.
Otras conexiones iCal
Además de conectar plataformas entre sí (como Booking, Airbnb o VRBO) puedes usar un PMS (como Lodgify, Smoobu o Holidu), si quieres conectar tu WordPress, puedes utilizar nuestro plugin de gestión de alquiler vacacional, que te permite conectar cada propiedad con Booking y Airbnb (además de procesar pagos, enviar correos, bloquear días…).
FAQs
¿Se puede sincronizar el calendario de Airbnb con Booking?
Sí, lo puedes hacer desde Airbnb o desde Booking. Muchos de nuestros clientes de vacacional centralizan sus calendarios en Booking, ya que ofrece soluciones muy flexibles.
¿Cada cuánto se actualiza el calendario iCal de Airbnb?
Cada 3 horas, aunque depende de cuántos calendarios tengas creados, lo que puede llevar más tiempo. Airbnb te informa de cuándo se ha actualizado por última vez.
¿Puedo tener overbooking aunque use iCal en Airbnb?
Sí. Como las conexiones no son en tiempo real (ya hemos visto más arriba que Airbnb lo hace cada 3 hs, aprox.) puede darse el caso de que te ocurra. Puedes evitarlo recurriendo a un PMS potente que efectúe llamadas de iCal en tiempo real.
¿Hay alguna manera de saber si la conexión iCal está funcionando?
Manualmente. Deberías revisar los calendarios de tus propiedades publicadas para ver si las fechas libres/reservadas concuerdan.
